Mở cửa hàng cần giấy tờ gì: hộ kinh doanh, phòng cháy, biển hiệu

Phần lớn người mở cửa hàng lần đầu nghĩ tới giấy tờ khá muộn — thường là sau khi đã ký thuê mặt bằng và bắt đầu thi công. Thứ tự đó làm mất tiền một cách không cần thiết, vì có những thứ phải kiểm trước khi ký thuê.

Bài này liệt kê các nhóm giấy tờ theo đúng thứ tự thời gian, và chỉ ra ba việc phải làm trước khi đặt bút ký hợp đồng thuê.

Ba việc phải kiểm trước khi ký thuê mặt bằng

Đây là phần quan trọng nhất của bài. Sau khi ký thuê, mọi vấn đề dưới đây đều thành tiền của bạn.

1. Mặt bằng có được dùng để kinh doanh không

Không phải địa chỉ nào cũng đăng ký kinh doanh được. Chung cư có phần diện tích chỉ để ở, không cho đăng ký kinh doanh. Một số khu nhà ở có quy định nội bộ hạn chế ngành nghề.

Cách kiểm: hỏi chủ nhà xem địa chỉ này đã từng có hộ kinh doanh nào đăng ký chưa. Nếu có, gần như chắc chắn đăng ký được. Nếu chưa từng, nên hỏi thêm cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã trước khi ký.

2. Ngành của bạn có cần giấy phép con không

Giấy đăng ký kinh doanh chỉ là điều kiện cần. Một số ngành cần thêm giấy phép riêng, và có ngành yêu cầu điều kiện về mặt bằng — nghĩa là chọn sai mặt bằng thì không xin được.

• Ăn uống, tiệm bánh, quán cà phê — cần giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm, kèm điều kiện về khu chế biến và nguồn nước.
• Spa, thẩm mỹ — tuỳ dịch vụ có xâm lấn hay không mà yêu cầu khác nhau rất nhiều.
• Phòng khám, nha khoa — giấy phép hoạt động khám chữa bệnh, với yêu cầu chặt về diện tích từng phòng, phân luồng và xử lý chất thải y tế.
• Bán thuốc, thực phẩm chức năng — điều kiện riêng theo ngành dược.

Với nhóm này, việc hỏi rõ điều kiện mặt bằng trước khi thuê quan trọng hơn cả việc chọn được mặt bằng đẹp.

3. Chủ nhà có cho cải tạo không, và cải tạo tới mức nào

Không phải giấy tờ nhà nước nhưng cùng loại rủi ro. Hợp đồng thuê nên ghi rõ: được đục tường không, được đổi mặt tiền không, được khoan trần không, hết hạn thuê có phải hoàn trả nguyên trạng không.

Điều khoản "hoàn trả nguyên trạng" nếu hiểu theo nghĩa chặt có thể tốn cả chục triệu lúc trả mặt bằng. Nên thoả thuận trước là hoàn trả ở mức nào.

Nhóm 1 — Đăng ký kinh doanh

Với cửa hàng bán lẻ quy mô nhỏ và vừa, hình thức phổ biến nhất là hộ kinh doanh. Doanh nghiệp phù hợp hơn khi cần xuất hoá đơn nhiều, có nhiều chi nhánh hoặc gọi vốn.

Nơi nộp

Từ ngày 01/7/2025, thẩm quyền đăng ký hộ kinh doanh chuyển về cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Bạn nộp được tại bất kỳ cơ quan cấp xã nào trong cùng tỉnh hoặc thành phố nơi đặt trụ sở, không bắt buộc đúng phường có cửa hàng.

Cũng có thể nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, và hồ sơ liên thông tự động sang cơ quan thuế.

Hồ sơ cơ bản

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo mẫu
• Bản sao giấy tờ tuỳ thân của chủ hộ và các thành viên góp vốn nếu có
• Hợp đồng thuê mặt bằng hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm
• Biên bản họp gia đình nếu hộ kinh doanh do nhiều thành viên cùng đăng ký

Thời gian và chi phí

Hồ sơ hợp lệ thì được cấp giấy chứng nhận trong ba ngày làm việc. Lệ phí nhà nước khoảng 100 tới 300 nghìn tuỳ địa phương — Hà Nội và TP.HCM là 100 nghìn cho mỗi lần đăng ký.

Một thay đổi đáng chú ý: từ ngày 01/01/2026, lệ phí môn bài được bãi bỏ theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Khoản này trước đây là chi phí cố định hằng năm của mọi hộ kinh doanh.

Nhóm 2 — Phòng cháy chữa cháy

Đây là nhóm có thay đổi lớn gần đây nên rất nên kiểm lại thay vì làm theo kinh nghiệm cũ.

Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ năm 2024 đã thay thế Luật Phòng cháy chữa cháy 2001, có hiệu lực từ 01/7/2025. Luật mới bổ sung riêng điều kiện an toàn cho nhà ở kết hợp sản xuất, kinh doanh — đúng mô hình rất phổ biến của cửa hàng nhà phố Việt Nam.

Phân biệt hai mức

• Cơ sở thuộc diện phải thẩm duyệt thiết kế phòng cháy — thường là cơ sở quy mô lớn, nhiều tầng, hoặc kinh doanh mặt hàng nguy hiểm cháy nổ. Nhóm này phải làm thủ tục trước khi thi công, vì thiết kế phải được duyệt.
• Cơ sở không thuộc diện thẩm duyệt — phần lớn cửa hàng bán lẻ nhỏ. Nhưng vẫn phải bảo đảm điều kiện an toàn: có nội quy, biển báo, sơ đồ chỉ dẫn thoát nạn, bình chữa cháy, và lối thoát nạn không bị chặn.

Điểm cần nhớ: không thuộc diện thẩm duyệt không có nghĩa là không phải làm gì. Và việc xác định mình thuộc mức nào phải hỏi công an phòng cháy địa phương, vì phụ thuộc vào diện tích, số tầng, mặt hàng và cả kết cấu toà nhà.

Vì sao nên hỏi trước khi thiết kế

Yêu cầu phòng cháy ảnh hưởng trực tiếp tới bố cục: chiều rộng lối thoát nạn, hướng mở cửa, vị trí không được chặn, vật liệu hoàn thiện ở lối thoát. Biết sau khi đã dựng vách nghĩa là phải dỡ ra làm lại.

Nhóm 3 — Biển hiệu

Biển hiệu là hạng mục vừa thuộc thiết kế vừa thuộc thủ tục, nên hay bị bỏ quên ở cả hai phía.

Khi nào cần xin phép

Biển hiệu thông thường của cửa hàng, kích thước vừa phải, gắn tại địa điểm kinh doanh thì thường không cần giấy phép xây dựng. Ngưỡng hay được nhắc tới: biển ngang không quá 2 mét chiều cao, biển dọc không quá 4 mét chiều cao.

Bảng hiệu có diện tích trên 20 mét vuông thì cần giấy phép xây dựng theo Luật Quảng cáo.

Nội dung bắt buộc

Biển hiệu phải thể hiện đúng tên đã đăng ký kinh doanh, và không được che khuất lối thoát nạn hay lấn ra phần không gian chung. Một số tuyến phố và trung tâm thương mại có quy định riêng về màu sắc, kích thước, kiểu chữ — kiểm trước khi đặt gia công vì biển làm xong không sửa được.

Nhóm 4 — Sau khi mở cửa

• Đăng ký thuế và kê khai. Hồ sơ đăng ký kinh doanh nay liên thông tự động sang cơ quan thuế, nhưng bạn vẫn cần nắm hình thức nộp thuế áp dụng cho mình.
• Hoá đơn. Tuỳ quy mô và ngành mà yêu cầu khác nhau; nên hỏi rõ ngay từ đầu thay vì xử lý khi đã bán hàng.
• Hợp đồng lao động và bảo hiểm nếu có thuê nhân viên.
• Giấy tờ nguồn gốc hàng hoá. Với ngành mỹ phẩm, thực phẩm, dược thì đây là nhóm hay bị kiểm tra nhất.

Ví dụ minh hoạ: thứ tự thời gian cho một tiệm bánh

Ví dụ dựng lại để minh hoạ trình tự, mốc thời gian là ước lượng.

1. Tuần 0 — xem mặt bằng. Hỏi ngay ba việc: địa chỉ đăng ký kinh doanh được không, có đường thoát khí cho lò không, chủ nhà cho cải tạo tới mức nào.
2. Tuần 1 — hỏi cơ quan chức năng về điều kiện an toàn thực phẩm và phòng cháy áp dụng cho quy mô này. Có câu trả lời rồi mới ký thuê.
3. Tuần 2 — ký thuê, nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh, đồng thời bắt đầu thiết kế. Thiết kế đã biết ràng buộc phòng cháy và khu chế biến nên không phải sửa sau.
4. Tuần 3 — có giấy đăng ký kinh doanh. Chốt bản vẽ, khởi công. Đặt biển hiệu theo đúng tên đã đăng ký.
5. Tuần 4 tới 7 — thi công. Song song làm hồ sơ an toàn thực phẩm.
6. Tuần 8 — bàn giao, hoàn thiện nốt giấy tờ, khai trương.

Điểm mấu chốt của trình tự này: hai việc hỏi ở tuần 0 và tuần 1 tốn vài buổi nhưng quyết định phần còn lại có trơn tru hay không. Làm ngược lại — thuê rồi thiết kế rồi mới hỏi — là cách phổ biến nhất dẫn tới phải sửa bố cục giữa chừng.

Nếu bạn đang chọn mặt bằng và muốn biết ngành của mình có ràng buộc gì về bố trí, gửi thông tin mặt bằng cho KenPlus để được tư vấn trước khi ký thuê.

Câu hỏi thường gặp

Mở cửa hàng cần những giấy tờ gì?

Bốn nhóm: đăng ký kinh doanh (thường là hộ kinh doanh với cửa hàng nhỏ và vừa), giấy tờ về phòng cháy chữa cháy, thủ tục biển hiệu, và giấy phép con theo ngành nếu có — như an toàn thực phẩm với hàng ăn uống, giấy phép hoạt động với phòng khám. Sau khi mở còn nhóm thuế, hoá đơn, lao động.

Đăng ký hộ kinh doanh nộp ở đâu và mất bao lâu?

Từ 01/7/2025, nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã — bất kỳ cơ quan cấp xã nào trong cùng tỉnh hoặc thành phố nơi đặt trụ sở, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Hồ sơ hợp lệ được cấp giấy trong ba ngày làm việc. Lệ phí khoảng 100 tới 300 nghìn tuỳ địa phương.

Cửa hàng nhỏ có phải xin giấy phép phòng cháy không?

Tuỳ quy mô, số tầng và mặt hàng. Cơ sở thuộc diện phải thẩm duyệt thiết kế thì làm thủ tục trước khi thi công. Phần lớn cửa hàng bán lẻ nhỏ không thuộc diện đó, nhưng vẫn phải bảo đảm điều kiện an toàn: nội quy, biển báo, sơ đồ thoát nạn, bình chữa cháy và lối thoát không bị chặn. Việc xác định mình thuộc mức nào phải hỏi công an phòng cháy địa phương.

Treo biển hiệu cửa hàng có cần xin phép không?

Biển hiệu thông thường tại địa điểm kinh doanh, kích thước vừa phải thì thường không cần giấy phép xây dựng — ngưỡng hay được nhắc là biển ngang không quá 2 mét chiều cao, biển dọc không quá 4 mét. Bảng hiệu trên 20 mét vuông thì cần giấy phép. Một số tuyến phố và trung tâm thương mại có quy định riêng, nên kiểm trước khi đặt gia công.

Nên làm giấy tờ trước hay thiết kế trước?

Hỏi về ràng buộc trước, thiết kế sau. Yêu cầu phòng cháy ảnh hưởng trực tiếp tới bố cục — chiều rộng lối thoát nạn, hướng mở cửa, vị trí không được chặn. Với ngành có giấy phép con như phòng khám hay hàng ăn uống, điều kiện về mặt bằng còn quyết định cả việc có thuê được chỗ đó hay không.

Từ 2026 hộ kinh doanh có còn nộp lệ phí môn bài không?

Không. Từ ngày 01/01/2026, lệ phí môn bài được bãi bỏ theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Đây là khoản chi phí cố định hằng năm trước đây mọi hộ kinh doanh đều phải nộp. Các nghĩa vụ thuế khác vẫn giữ nguyên nên cần hỏi rõ hình thức nộp thuế áp dụng cho trường hợp của mình.