Thanh toán theo đợt khi thi công cửa hàng: mốc nào trả bao nhiêu

Lịch thanh toán là điều khoản quyết định bạn còn bao nhiêu đòn bẩy khi có vấn đề. Trả trước quá nhiều thì mất quyền yêu cầu; trả quá ít thì bên thi công không đủ dòng tiền mua vật tư và tiến độ chậm lại.

Bài này giải thích vì sao chia bốn đợt theo mốc nghiệm thu là cách cân bằng nhất, mỗi đợt nên trả bao nhiêu, và những kiểu lịch thanh toán nên tránh.

Nguyên tắc gốc: tiền đi theo kết quả, không đi theo ngày

Điểm khác biệt quan trọng nhất không phải chia mấy đợt, mà là mỗi đợt gắn với cái gì.

• Gắn với mốc nghiệm thu — trả khi một phần việc đã xong và kiểm được bằng mắt. Đây là cách đúng.
• Gắn với ngày trên lịch — trả vào ngày mười lăm, ngày ba mươi, bất kể công trường đến đâu. Cách này chuyển toàn bộ rủi ro chậm tiến độ sang phía bạn.

Nghe qua thì khác biệt nhỏ, nhưng nó đổi hoàn toàn thế đứng khi tiến độ trượt. Với lịch theo mốc, chậm nghĩa là bên thi công chậm nhận tiền — họ có động cơ đẩy nhanh. Với lịch theo ngày, chậm không ảnh hưởng gì tới dòng tiền của họ.

Bốn đợt và tỷ lệ hợp lý

KenPlus chia bốn đợt theo mốc nghiệm thu. Dưới đây là ý nghĩa từng mốc và mức thường gặp trong ngành.

Đợt 1 — Tạm ứng khi khởi công

Thường ba mươi tới bốn mươi phần trăm. Khoản này để bên thi công đặt vật tư và mở xưởng sản xuất nội thất — hai việc phải làm trước khi có gì nhìn thấy được ngoài công trường.

Ba mươi phần trăm là mức hợp lý cho cả hai bên. Trên năm mươi phần trăm là dấu hiệu cần hỏi lại: hoặc đơn vị đang thiếu vốn lưu động, hoặc họ muốn chuyển rủi ro sang bạn ngay từ đầu.

Điều nên yêu cầu kèm: tạm ứng chỉ giải ngân sau khi đã chốt bản vẽ thi công, không phải sau khi ký hợp đồng. Hai thời điểm này có thể cách nhau vài tuần, và trong khoảng đó bạn vẫn còn quyền điều chỉnh phương án.

Đợt 2 — Xong phần thô

Thường ba mươi phần trăm. Phần thô gồm phá dỡ, xây và dựng vách, đi hệ điện nước âm, chống thấm, làm trần, làm sàn.

Đây là mốc kiểm được rõ ràng nhất trong cả công trình, và cũng là mốc quan trọng nhất về kỹ thuật — vì phần thô là thứ không sửa được sau khi phủ. Trước khi ký nghiệm thu đợt này nên kiểm ba việc:

• Chụp ảnh toàn bộ tuyến điện nước trước khi trát phủ. Ảnh này về sau là hồ sơ hoàn công, dùng khi cần khoan tường mà không muốn đục trúng dây.
• Ngâm thử nước ở khu chống thấm nếu có khu ướt. Thử sau khi lát gạch là quá muộn.
• Đo lại kích thước các khu so với bản vẽ. Lệch vài centimet ở phần thô sẽ thành lệch lớn khi lắp nội thất đóng sẵn.

Đợt 3 — Xong hoàn thiện

Thường hai lăm tới ba mươi phần trăm. Gồm sơn, lắp nội thất, lắp thiết bị điện, mặt tiền, biển hiệu.

Mốc này dễ kiểm bằng mắt nhưng dễ bỏ sót chi tiết nhỏ. Nên đi một vòng với danh sách trong tay thay vì nhìn tổng thể — mở từng cánh tủ, bật từng công tắc, thử từng ổ cắm.

Đợt 4 — Sau bàn giao

Thường năm tới mười phần trăm, giữ lại một khoảng thời gian sau khi nhận mặt bằng.

Đây là đợt quan trọng nhất về mặt đòn bẩy và cũng là đợt hay bị bỏ qua nhất. Nhiều lỗi chỉ lộ ra khi cửa hàng vận hành thật: cánh tủ dùng nhiều mới xệ, ổ cắm đặt sai chỗ mới biết vướng, đèn bố trí chưa hợp mới thấy chói.

Khoản giữ lại nên đi kèm mốc thời gian rõ: bảy tới mười lăm ngày sau bàn giao, hoặc sau khi xử lý xong danh sách tồn đọng — tuỳ cái nào đến sau.

Lịch thanh toán khi làm gấp hoặc làm dài

Bốn đợt là khung chuẩn cho một công trình 25 tới 45 ngày. Hai tình huống dưới đây cần điều chỉnh.

Công trình gấp, dưới hai mươi ngày

Các mốc dồn sát nhau tới mức nghiệm thu bốn lần thành gánh nặng thủ tục cho cả hai bên. Có thể gộp đợt 2 và 3, nhưng đừng gộp đợt cuối — khoản giữ lại sau bàn giao là thứ đáng giữ nhất, nhất là khi làm gấp vì tiến độ nhanh thường kéo theo nhiều tồn đọng nhỏ.

Công trình lớn, trên sáu mươi ngày

Ngược lại, bốn đợt là quá thưa. Khoảng cách giữa hai lần thanh toán quá dài gây áp lực dòng tiền cho bên thi công, và họ có thể phải giãn tiến độ để cân đối. Với công trình lớn nên chia năm hoặc sáu đợt, tách phần thô thành hai mốc: xong vách và hệ kỹ thuật âm, rồi xong trần sàn.

Khi nội thất đặt riêng chiếm tỷ trọng lớn

Với ngành mà nội thất đóng theo thiết bị — nhà hàng, tiệm bánh, phòng khám — phần sản xuất tại xưởng chiếm nhiều tiền và diễn ra song song với công trường. Nên có một mốc riêng cho nghiệm thu tại xưởng trước khi vận chuyển. Kiểm ở xưởng rẻ hơn nhiều so với phát hiện sai kích thước khi đã chở tới nơi.

Bốn kiểu lịch thanh toán nên tránh

Trả một lần trước, một lần sau

Chia hai đợt năm mươi trên năm mươi nghe đơn giản nhưng bỏ mất mốc kiểm ở giữa — đúng cái mốc phần thô, nơi có nhiều rủi ro kỹ thuật nhất. Khi bạn phát hiện vấn đề ở giai đoạn hoàn thiện thì phần thô đã phủ kín.

Trả hết trước khi bàn giao

Không giữ lại đồng nào nghĩa là sau khi nhận chìa khoá, việc xử lý tồn đọng phụ thuộc hoàn toàn vào thiện chí. Phần lớn đơn vị vẫn làm đàng hoàng, nhưng không có lý do gì để bỏ đi một điều khoản chẳng tốn kém gì.

Trả theo ngày cố định

Đã nói ở trên. Nếu đối tác đề nghị kiểu này, nên hỏi lý do — đôi khi là do họ phải trả lương thợ theo tuần, và có thể dung hoà bằng cách chia nhỏ đợt hơn nhưng vẫn gắn mốc.

Đợt cuối gắn với việc bạn không kiểm soát

Ví dụ "thanh toán nốt sau khi có giấy phép treo biển". Giấy phép phụ thuộc cơ quan quản lý, không phụ thuộc chất lượng thi công. Mốc thanh toán nên gắn với việc bên thi công làm được.

Danh sách kiểm cho từng mốc nghiệm thu

Nghiệm thu bằng cách nhìn tổng thể rồi gật đầu là cách bỏ sót nhiều nhất. Đi với danh sách trong tay thì khác hẳn.

Mốc phần thô

• Vách dựng đúng vị trí và đúng chiều cao bản vẽ — vách cần cách âm phải chạy kịch trần bê tông, không dừng ở trần giả.
• Ổ cắm và công tắc đúng số lượng, đúng độ cao, đúng vị trí đã duyệt.
• Ống nước cấp và thoát đã thử áp, thoát sàn có lưới chắn.
• Chống thấm đã ngâm thử nước, không đọng, không thấm sang phòng bên.
• Trần đã lắp khung, chừa sẵn ô kỹ thuật để bảo trì về sau.
• Bộ ảnh tuyến điện nước chụp trước khi phủ, lưu lại làm hồ sơ.

Mốc hoàn thiện

• Mở và đóng từng cánh tủ, từng ngăn kéo — kiểm khe hở đều, ray chạy êm.
• Bật từng đèn, thử từng ổ cắm bằng thiết bị thật chứ không chỉ nhìn.
• Kiểm màu sơn và vật liệu bề mặt đúng mẫu đã duyệt, không phải mẫu tương đương.
• Mặt tiền và biển hiệu: kiểm ban đêm nếu biển có đèn.
• Sàn không cộp, không gờ, ron đều.

Mốc bàn giao

• Danh sách tồn đọng lập thành văn bản, có thời hạn xử lý từng mục.
• Hồ sơ hoàn công: bản vẽ đúng thực tế, ảnh tuyến kỹ thuật, phiếu bảo hành thiết bị.
• Chìa khoá, mã tủ điện, hướng dẫn vận hành nếu có thiết bị đặc thù.
• Vệ sinh công nghiệp đã làm, phế thải đã chở hết.

Ví dụ minh hoạ: lịch thanh toán cho hợp đồng 240 triệu

Ví dụ dựng lại để minh hoạ cách chia, con số làm tròn.

• Đợt 1 — 72 triệu (30%), giải ngân sau khi chốt bản vẽ thi công, trước khi khởi công.
• Đợt 2 — 72 triệu (30%), sau nghiệm thu phần thô kèm bộ ảnh tuyến điện nước.
• Đợt 3 — 72 triệu (30%), sau nghiệm thu hoàn thiện theo danh sách kiểm.
• Đợt 4 — 24 triệu (10%), sau bàn giao mười ngày hoặc sau khi xử lý xong tồn đọng.

Nếu giữa chừng có phát sinh được duyệt, khoản đó nên gộp vào đợt gần nhất chưa thanh toán chứ không thu riêng ngay lúc phát sinh — cách này giữ cho cả hai bên dễ theo dõi.

Ghi gì trong hợp đồng để lịch này có hiệu lực thật

Một lịch thanh toán chỉ có giá trị nếu đi kèm định nghĩa rõ về mốc. Ba điều nên viết ra:

• Mỗi mốc gồm những hạng mục nào. "Xong phần thô" phải liệt kê cụ thể, không để hiểu theo hai cách.
• Nghiệm thu bằng biên bản có chữ ký hai bên. Không nghiệm thu miệng qua điện thoại.
• Thời hạn thanh toán sau khi ký biên bản. Thường ba tới năm ngày làm việc — điều này bảo vệ bên thi công, và cũng nên có.

Thêm một điều khoản nữa đáng cân nhắc: quyền tạm dừng thanh toán khi có lỗi chưa xử lý, nêu rõ chỉ áp dụng cho phần hạng mục có lỗi chứ không giữ toàn bộ đợt. Điều khoản này công bằng cho cả hai và tránh tình huống một lỗi nhỏ làm đóng băng cả khoản lớn.

Xem mốc thanh toán và điều kiện bảo hành của KenPlus để đối chiếu với hợp đồng bạn đang xem.

Câu hỏi thường gặp

Thi công cửa hàng nên chia mấy đợt thanh toán?

Bốn đợt gắn với mốc nghiệm thu là cách cân bằng nhất: tạm ứng khi khởi công, xong phần thô, xong hoàn thiện, và sau bàn giao. Chia hai đợt thì bỏ mất mốc kiểm ở phần thô — nơi có nhiều rủi ro kỹ thuật nhất và cũng là phần không sửa được sau khi phủ.

Tạm ứng bao nhiêu là hợp lý?

Ba mươi tới bốn mươi phần trăm. Khoản này để đặt vật tư và mở xưởng sản xuất nội thất, hai việc phải làm trước khi có gì nhìn thấy ngoài công trường. Trên năm mươi phần trăm là dấu hiệu nên hỏi lại. Nên yêu cầu giải ngân sau khi chốt bản vẽ thi công, không phải ngay sau khi ký hợp đồng.

Có nên giữ lại một phần sau bàn giao không?

Nên, khoảng năm tới mười phần trăm trong bảy tới mười lăm ngày. Nhiều lỗi chỉ lộ ra khi cửa hàng vận hành thật — cánh tủ dùng nhiều mới xệ, ổ cắm đặt sai chỗ mới biết vướng. Điều khoản này không tốn kém gì mà giữ được đòn bẩy xử lý tồn đọng.

Trả theo ngày cố định có gì khác trả theo mốc?

Khác ở chỗ ai chịu rủi ro chậm tiến độ. Trả theo mốc thì chậm nghĩa là bên thi công chậm nhận tiền, họ có động cơ đẩy nhanh. Trả theo ngày thì tiến độ trượt không ảnh hưởng dòng tiền của họ, toàn bộ thiệt hại chuyển sang bạn.

Trước khi ký nghiệm thu phần thô cần kiểm gì?

Ba việc: chụp ảnh toàn bộ tuyến điện nước trước khi trát phủ để làm hồ sơ hoàn công, ngâm thử nước ở khu chống thấm nếu có khu ướt, và đo lại kích thước các khu so với bản vẽ. Lệch vài centimet ở phần thô sẽ thành lệch lớn khi lắp nội thất đóng sẵn theo kích thước bản vẽ.

Phát sinh giữa chừng thì thanh toán lúc nào?

Nên gộp vào đợt gần nhất chưa thanh toán thay vì thu riêng ngay lúc phát sinh, để cả hai bên dễ theo dõi. Điều kiện là khoản phát sinh đó đã được duyệt bằng văn bản trước khi làm, kèm phương án và giá cụ thể.