Hợp đồng thiết kế thi công cửa hàng: điều khoản cần đọc kỹ

Hợp đồng thi công là thứ chỉ được đọc kỹ hai lần: lúc chuẩn bị ký, và lúc có tranh chấp. Lần thứ hai thì đã muộn.

Bài này đi qua từng điều khoản quan trọng, chỉ ra cách viết mơ hồ thường gặp và cách viết rõ nên yêu cầu thay vào.

Phạm vi công việc — điều khoản quan trọng nhất

Gần như mọi tranh chấp về sau đều quay về đúng câu hỏi này: khoản đó có nằm trong hợp đồng hay không.

Cách viết mơ hồ

"Bên B thi công hoàn thiện nội thất cửa hàng theo bản vẽ đã duyệt."

Câu này nghe đủ nhưng không trả lời được: phá dỡ đồ cũ ai làm, biển hiệu có trong đó không, điều hoà ai lắp, vệ sinh cuối cùng ai lo, phế thải ai chở.

Cách viết rõ

Phạm vi nên gồm hai danh sách, và danh sách thứ hai quan trọng ngang danh sách thứ nhất:

• Danh sách bao gồm — liệt kê từng hạng mục kèm khối lượng và vật liệu.
• Danh sách loại trừ — ghi thẳng những gì không thuộc hợp đồng này, và nếu được thì ghi rõ bên nào chịu.

Yêu cầu bổ sung danh sách loại trừ là điều hoàn toàn bình thường. Đơn vị làm việc đàng hoàng thường đã có sẵn phần này.

Bản vẽ nào là bản vẽ có hiệu lực

Trong một dự án có nhiều bản vẽ ở nhiều giai đoạn: phác thảo, phối cảnh ba chiều, bản vẽ kỹ thuật, bản chỉnh sửa qua email. Hợp đồng phải chỉ đích danh bộ nào là căn cứ.

Nên ghi: bộ bản vẽ kỹ thuật ký ngày nào, gồm bao nhiêu bản, đóng thành phụ lục kèm hợp đồng. Mọi thay đổi sau đó lập phụ lục mới có chữ ký hai bên.

Một lưu ý thực tế: phối cảnh ba chiều đẹp nhưng không phải căn cứ thi công. Nó thể hiện ý tưởng, không thể hiện kích thước và vật liệu chính xác. Khi hai thứ mâu thuẫn, hợp đồng nên nói rõ bản vẽ kỹ thuật có giá trị cao hơn.

Vật liệu — ghi tới mức nào là đủ

Đây là chỗ chênh lệch chất lượng lớn nhất mà nhìn bằng mắt khó phát hiện.

Chưa đủ

"Gỗ công nghiệp phủ laminate." Cùng mô tả này có thể là hàng của nhà sản xuất lớn hoặc hàng trôi nổi, chênh nhau ba tới bốn mươi phần trăm về giá và khác hẳn về độ bền.

Đủ

Ghi hãng, mã sản phẩm, độ dày. Ví dụ: cốt gỗ loại nào, dày bao nhiêu, phủ bề mặt hãng nào, mã màu gì. Với thiết bị điện thì ghi hãng và công suất.

Điều khoản về vật liệu tương đương

Hầu hết hợp đồng đều có câu cho phép thay bằng "vật liệu tương đương" khi hàng hết. Điều này hợp lý, nhưng nên thêm ràng buộc: thay thế phải được chủ đầu tư đồng ý bằng văn bản trước khi lắp, và không được thấp hơn về thông số kỹ thuật.

Không có ràng buộc này thì "tương đương" là cửa mở rất rộng.

Tiến độ và chế tài

Mốc bắt đầu tính

Tiến độ nên tính từ ngày bàn giao mặt bằng cho bên thi công, không phải từ ngày ký hợp đồng. Hai mốc này có thể cách nhau vài tuần vì còn chờ chốt bản vẽ, chờ giấy phép, chờ chủ nhà bàn giao.

Những ngày không tính vào tiến độ

Nên liệt kê rõ: thời gian chờ chủ đầu tư duyệt thay đổi, thời gian dừng do phát sinh chờ quyết định, thời gian dừng do bên thứ ba như ban quản lý toà nhà hoặc điện lực. Nếu không ghi, mọi chậm trễ đều thành lỗi của bên thi công — nghe có lợi cho bạn nhưng thực tế dẫn tới tranh cãi vô ích.

Chế tài chậm tiến độ

Mức phổ biến là phạt theo phần trăm giá trị hợp đồng cho mỗi ngày chậm, có trần tổng. Con số không quan trọng bằng việc có điều khoản đối xứng: bên thi công chậm bàn giao thì bị phạt, chủ đầu tư chậm thanh toán cũng chịu chế tài tương ứng.

Hợp đồng chỉ phạt một chiều thường bị bên kia phản đối, và họ có lý.

Bảo hành

Nên tách theo nhóm thay vì một con số chung:

• Nội thất gỗ — cong vênh, bong tróc, bản lề, ray trượt.
• Hệ điện — dây, ổ cắm, công tắc, tủ điện.
• Hệ nước và chống thấm — nhóm này nên có thời hạn dài hơn vì lỗi thường lộ muộn.
• Thiết bị lắp đặt — theo bảo hành của nhà sản xuất, bên thi công chịu phần lắp đặt.

Hai điều nên ghi kèm: thời gian phản hồi khi báo lỗi, và những trường hợp không bảo hành — hao mòn tự nhiên, hư hỏng do sử dụng sai, do bên thứ ba can thiệp. Phần loại trừ này bảo vệ bên thi công và cũng làm phần bảo hành còn lại đáng tin hơn.

Hồ sơ bàn giao

Điều khoản này hay bị bỏ sót nhất, và là thứ bạn cần tới sớm nhất sau khi vận hành.

Nên yêu cầu ghi rõ hợp đồng gồm bàn giao:

• Bản vẽ hoàn công — bản vẽ đúng thực tế đã làm, không phải bản vẽ thiết kế ban đầu.
• Ảnh tuyến điện nước chụp trước khi trát phủ. Thứ này cực kỳ hữu dụng và gần như không tốn gì để có.
• Phiếu bảo hành thiết bị và tài liệu hướng dẫn nếu có thiết bị đặc thù.
• Danh sách vật liệu đã dùng kèm mã, để sau này cần sửa thì mua đúng loại.

Ví dụ minh hoạ: ba câu sửa lại trong một hợp đồng

Ví dụ dựng lại để minh hoạ cách chỉnh câu chữ, không phải hợp đồng cụ thể.

Về tiến độ — bản gốc

"Bên B hoàn thành công việc trong 35 ngày kể từ ngày ký hợp đồng."

Về tiến độ — bản sửa

"Bên B hoàn thành trong 35 ngày làm việc kể từ ngày Bên A bàn giao mặt bằng và hai bên chốt bản vẽ kỹ thuật, tuỳ mốc nào đến sau. Không tính vào thời hạn: thời gian chờ Bên A duyệt thay đổi, thời gian dừng do cơ quan quản lý."

Về vật liệu — bản gốc

"Vật liệu sử dụng đúng chủng loại đã thoả thuận, trường hợp thiếu hàng được thay bằng loại tương đương."

Về vật liệu — bản sửa

"Vật liệu theo phụ lục đính kèm, ghi rõ hãng và mã. Trường hợp thiếu hàng, Bên B đề xuất phương án thay thế bằng văn bản, có thông số kỹ thuật không thấp hơn, và chỉ thi công sau khi Bên A đồng ý."

Về bảo hành — bản gốc

"Bảo hành 12 tháng kể từ ngày bàn giao."

Về bảo hành — bản sửa

"Bảo hành kể từ ngày ký biên bản bàn giao: nội thất gỗ 12 tháng, hệ điện 12 tháng, hệ nước và chống thấm 24 tháng, thiết bị theo bảo hành hãng. Bên B phản hồi trong 48 giờ kể từ khi nhận thông báo lỗi. Không bảo hành với hao mòn tự nhiên và hư hỏng do sử dụng sai hướng dẫn."

Ba chỉnh sửa này không làm hợp đồng khó ký hơn — chúng chỉ làm rõ điều mà cả hai bên vốn đã hiểu ngầm.

Hai điều khoản ít ai đọc nhưng nên có

Quyền tạm dừng và chấm dứt

Phần lớn hợp đồng chỉ nói tới trường hợp thuận lợi. Nên có một điều khoản trả lời câu hỏi: nếu giữa chừng phải dừng thì xử lý ra sao.

Nội dung hợp lý: bên nào cũng có quyền chấm dứt khi bên kia vi phạm nghiêm trọng và đã được nhắc bằng văn bản mà không khắc phục trong một thời hạn nhất định. Khi chấm dứt, hai bên nghiệm thu khối lượng đã làm, thanh toán phần đó, và bàn giao lại bản vẽ cùng vật tư đã tập kết.

Không có điều khoản này thì một cuộc dừng giữa chừng trở thành tranh chấp không có căn cứ để tính.

Ai chịu rủi ro trước khi bàn giao

Từ lúc bên thi công nhận mặt bằng tới lúc bàn giao lại, ai chịu trách nhiệm nếu mất trộm vật tư, cháy nổ, hoặc hư hỏng do thời tiết? Thông lệ là bên thi công chịu trong giai đoạn họ quản lý mặt bằng — nhưng nên ghi ra thay vì để hiểu ngầm.

Với công trình trong trung tâm thương mại còn thêm khoản ký quỹ hoàn trả mặt bằng: hợp đồng nên nói rõ ai nộp, ai đứng tên, và ai nhận lại.

Hai điều nên hỏi trước khi đặt bút

• "Cho tôi xem hợp đồng mẫu trước khi đặt cọc." Bạn có quyền đọc trước, và cần thời gian để đọc chứ không phải đọc tại bàn lúc ký.
• "Ai ký thay mặt bên B, và người phụ trách công trình là ai?" Hai người này có thể khác nhau. Tên người phụ trách nên có trong hợp đồng hoặc phụ lục, kèm số liên hệ.

Xem cấu trúc báo giá, mốc thanh toán và cam kết bảo hành của KenPlus để đối chiếu trước khi vào bàn đàm phán.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng thi công cửa hàng cần có những điều khoản nào?

Sáu nhóm chính: phạm vi công việc kèm danh sách loại trừ, bộ bản vẽ có hiệu lực, danh mục vật liệu ghi rõ hãng và mã, tiến độ với mốc bắt đầu tính rõ ràng, lịch thanh toán theo mốc nghiệm thu, và bảo hành tách theo từng nhóm hạng mục. Kèm theo là điều khoản về hồ sơ bàn giao.

Vì sao cần danh sách loại trừ trong hợp đồng?

Vì gần như mọi tranh chấp về sau đều quay về câu hỏi khoản đó có nằm trong hợp đồng không. Danh sách bao gồm liệt kê cái có; danh sách loại trừ ghi thẳng cái không có và bên nào chịu. Yêu cầu bổ sung phần này là bình thường, đơn vị làm việc đàng hoàng thường đã có sẵn.

Tiến độ nên tính từ ngày nào?

Từ ngày bàn giao mặt bằng cho bên thi công và chốt bản vẽ kỹ thuật, tuỳ mốc nào đến sau — không phải từ ngày ký hợp đồng. Hai mốc này có thể cách nhau vài tuần vì còn chờ giấy phép hoặc chờ chủ nhà bàn giao. Nên liệt kê thêm những khoảng thời gian không tính vào tiến độ.

Điều khoản vật liệu tương đương có nguy hiểm không?

Bản thân nó hợp lý vì hàng có thể hết thật. Nguy hiểm nằm ở chỗ không có ràng buộc. Nên thêm: thay thế phải được chủ đầu tư đồng ý bằng văn bản trước khi lắp, và thông số kỹ thuật không được thấp hơn. Không có hai điều này thì chữ tương đương là cửa mở rất rộng.

Bảo hành nên ghi thế nào cho chặt?

Tách theo nhóm thay vì một con số chung: nội thất gỗ, hệ điện, hệ nước và chống thấm, thiết bị lắp đặt. Nhóm nước và chống thấm nên dài hơn vì lỗi thường lộ muộn. Ghi kèm thời gian phản hồi khi báo lỗi và các trường hợp không bảo hành.

Hồ sơ bàn giao gồm những gì?

Bản vẽ hoàn công đúng thực tế đã làm, ảnh tuyến điện nước chụp trước khi trát phủ, phiếu bảo hành thiết bị, và danh sách vật liệu kèm mã. Bộ ảnh tuyến kỹ thuật gần như không tốn gì để có nhưng cần tới ngay lần đầu bạn muốn khoan tường mà không đục trúng dây.