Nên thuê thiết kế thi công trọn gói hay thuê riêng

Có hai cách làm một cửa hàng. Cách thứ nhất: thuê một đơn vị lo từ bản vẽ tới ngày bàn giao chìa khoá. Cách thứ hai: thuê đơn vị thiết kế riêng, rồi tự tìm nhà thầu thi công, có khi tách tiếp phần nội thất cho một xưởng khác.

Cách thứ hai nhìn qua thì rẻ hơn, vì bạn cắt được phần lợi nhuận của bên trung gian và tự thương lượng giá từng phần. Trong một số trường hợp điều đó đúng. Nhưng có bốn loại chi phí ẩn mà cách thuê riêng hay bỏ sót, và chúng thường lớn hơn phần chênh lệch giá.

Điểm khác nhau cốt lõi: ai chịu trách nhiệm khi có vấn đề

Mọi khác biệt còn lại đều bắt nguồn từ câu hỏi này.

Với trọn gói, chỉ có một đầu mối. Bản vẽ sai thì đơn vị đó sửa, thi công lệch bản vẽ thì cũng đơn vị đó chịu. Bạn không cần biết lỗi thuộc khâu nào.

Với thuê riêng, khi phát sinh vấn đề — và luôn có vấn đề — bạn trở thành người phân xử. Nhà thầu nói bản vẽ thiếu chi tiết. Bên thiết kế nói nhà thầu làm không đúng. Cả hai đều có lý một phần, và người chịu chi phí giải quyết cuối cùng là bạn.

Bốn khoản chi phí ẩn của phương án thuê riêng

1. Thời gian của chính bạn

Đây là khoản lớn nhất và ít ai tính. Điều phối giữa hai ba đơn vị nghĩa là: nhận câu hỏi từ nhà thầu, chuyển cho bên thiết kế, chờ trả lời, chuyển lại. Mỗi lần như vậy mất nửa ngày tới một ngày.

Trong một công trình bình thường có vài chục lần trao đổi như thế. Nếu bạn đang đồng thời lo nhập hàng, tuyển nhân viên và làm thủ tục kinh doanh, đây là gánh nặng thật.

2. Khoảng trống giữa các phạm vi

Khi tách hợp đồng, luôn có những việc nằm ở ranh giới mà không hợp đồng nào nhận: ai đo lại kích thước thật trước khi xưởng đóng nội thất, ai chịu trách nhiệm nếu ổ cắm nằm sau lưng tủ, ai xử lý khi cốt nền lệch làm kệ không thẳng.

Những việc này nhỏ nhưng nhiều, và mỗi lần đều mất thời gian thương lượng ai làm.

3. Nội thất không khớp hiện trạng

Đây là lỗi tốn tiền nhất trong phương án tách phần nội thất cho xưởng riêng. Xưởng đóng theo kích thước trên bản vẽ, nhưng tường thực tế sau khi tô hiếm khi đúng y bản vẽ. Chênh hai ba centimet là chuyện bình thường.

Khi đơn vị thi công và đơn vị đóng nội thất là một, người ta đo lại tại chỗ trước khi sản xuất. Khi tách ra, khâu đo lại này thường rơi vào khoảng trống trách nhiệm — và kết quả là tủ kệ về tới nơi thì không lắp vừa.

4. Bảo hành bị chia nhỏ

Một năm sau, mặt kệ bị bong cạnh ở chỗ gần ổ nước. Xưởng nội thất nói do nước rò từ hệ cấp thoát. Nhà thầu nói hệ nước bình thường, do vật liệu kệ không chịu ẩm. Không ai sai hoàn toàn, và bạn tự trả tiền sửa.

Khi nào thuê riêng là lựa chọn đúng

Cần công bằng: có những trường hợp tách ra hợp lý hơn.

• Bạn có người quản lý dự án riêng. Nếu trong đội có người từng làm xây dựng hoặc nội thất, họ đảm nhận vai trò điều phối được thì phương án tách phát huy tác dụng.
• Bạn đã có nhà thầu tin cậy. Đã làm việc vài công trình, hiểu cách nhau làm việc thì rủi ro phối hợp giảm hẳn.
• Chuỗi nhiều cửa hàng cùng mẫu. Khi đã có bộ hồ sơ chuẩn, việc tách phần thi công cho nhà thầu địa phương từng khu vực là cách làm hợp lý và tiết kiệm thật.
• Công trình rất nhỏ, hạng mục đơn giản. Một ki-ốt hai mươi mét vuông chủ yếu là kệ và biển hiệu thì không cần cấu trúc phức tạp.

Khi nào nên chọn trọn gói

• Đây là cửa hàng đầu tiên của bạn. Bạn chưa có kinh nghiệm phân xử tranh chấp kỹ thuật, và đó là điều bình thường.
• Bạn đang bận với phần kinh doanh. Nhập hàng, tuyển người, chạy marketing khai trương — ba việc đó đã đủ chiếm hết thời gian.
• Tiến độ gấp. Trọn gói cho phép các khâu chạy song song vì cùng một đầu mối điều phối. Tách ra thì các khâu buộc phải nối tiếp nhau nhiều hơn.
• Mặt bằng có yếu tố kỹ thuật phức tạp — cách âm, chống ẩm, hút mùi, điện tải lớn. Những thứ này cần thiết kế và thi công bàn với nhau liên tục.

So sánh trên bốn tiêu chí

Chi phí

Thuê riêng thường rẻ hơn trên giấy khoảng năm tới mười lăm phần trăm. Nhưng cần cộng thêm chi phí phát sinh do phối hợp, và trừ đi giá trị thời gian của bạn. Sau khi cộng trừ, khoảng cách thực tế thường hẹp hơn nhiều so với con số ban đầu.

Tiến độ

Trọn gói thường nhanh hơn, chủ yếu vì hai lý do: các khâu chạy song song được, và không mất thời gian chờ phân xử khi có vướng mắc.

Chất lượng

Phụ thuộc vào năng lực từng đơn vị hơn là vào mô hình hợp đồng. Một nhà thầu giỏi trong phương án tách vẫn cho kết quả tốt hơn một đơn vị trọn gói yếu. Điều mô hình trọn gói bảo đảm không phải chất lượng cao hơn, mà là không có khoảng trống trách nhiệm.

Mức kiểm soát

Đây là điểm thuê riêng thắng rõ. Bạn chọn được từng nhà cung cấp, thương lượng từng hạng mục, và nhìn thấy giá thật của từng phần. Với người muốn nắm chi tiết, đây là giá trị thật.

Ví dụ minh hoạ: hai cách làm cho cùng một shop 120 mét vuông

Ví dụ dựng lại để so sánh cấu trúc chi phí, con số làm tròn.

Phương án tách: thiết kế 30 triệu, thi công phần xây lắp và hoàn thiện 280 triệu, nội thất xưởng riêng 150 triệu. Tổng trên giấy 460 triệu.

Thực tế phát sinh: đo lại nội thất không khớp phải sửa 12 triệu; hai tuần chậm vì chờ phối hợp giữa xưởng và nhà thầu, tương đương một chu kỳ tiền thuê mặt bằng; và khoảng mười lăm buổi chủ đầu tư phải có mặt để phân xử. Tổng thực khoảng 490 triệu cộng thời gian.

Phương án trọn gói: 495 triệu, phí thiết kế được miễn do ký thi công trọn gói. Một đầu mối, một tiến độ, một bảo hành.

Chênh lệch thực tế gần như bằng không. Điều bạn thực sự chọn ở đây không phải giá, mà là ai gánh việc điều phối.

Mô hình thứ ba: trọn gói nhưng tự mua một phần

Giữa hai thái cực còn một cách làm mà nhiều người bỏ qua: ký trọn gói cho toàn bộ phần xây lắp và nội thất cố định, nhưng tự mua một số hạng mục cụ thể.

Những thứ nên cân nhắc tự mua:

• Thiết bị chuyên ngành — máy pha cà phê, tủ mát, ghế trị liệu, bếp. Bạn hiểu nhu cầu vận hành hơn ai hết, và thường có sẵn mối quen hoặc chính sách bảo hành từ hãng. Đơn giá thi công vốn đã không gồm những thứ này.
• Nội thất rời — bàn ghế, giá treo di động, đồ trang trí. Mua sẵn thường rẻ hơn đặt đóng và đổi được khi chán.
• Hệ thống bán hàng và an ninh — máy tính tiền, camera, mạng. Những thứ này gắn với vận hành lâu dài nên bạn nên tự chọn nhà cung cấp.

Những thứ KHÔNG nên tách ra tự mua:

• Vật tư âm tường — dây điện, ống nước, vật liệu chống thấm. Tự mua để tiết kiệm vài triệu nhưng làm mờ ranh giới bảo hành: nếu sau này thấm hay chập, không ai chịu trách nhiệm rõ ràng.
• Nội thất cố định — vì lý do đo đạc đã nói ở trên.

Cách làm này giữ được ưu điểm một đầu mối cho phần rủi ro cao, đồng thời cho bạn quyền chọn ở phần gắn với vận hành. Điều kiện duy nhất: liệt kê rõ trong hợp đồng những hạng mục nào do bạn cấp, và mốc thời gian bạn phải có hàng — thiết bị về muộn là nguyên nhân chậm tiến độ rất phổ biến.

Nếu chọn thuê riêng, ba điều phải làm rõ trước

• Ai đo lại kích thước thật trước khi sản xuất nội thất — ghi rõ trong hợp đồng, thuộc về ai.
• Ai chịu trách nhiệm khi bản vẽ và hiện trạng lệch nhau — và quy trình xử lý là gì.
• Ranh giới bảo hành — liệt kê cụ thể hạng mục nào thuộc bên nào, đặc biệt ở những chỗ giao nhau như điện nước đi trong nội thất.

Ba câu này hỏi trước khi ký giải quyết được phần lớn tranh chấp về sau.

Mô hình trọn gói của KenPlus

Phí thiết kế 180 tới 350 nghìn đồng mỗi mét vuông được miễn nếu bạn ký tiếp phần thi công trọn gói. Đơn giá thi công 2,8 tới 6 triệu đồng mỗi mét vuông tuỳ mô hình và mức hoàn thiện. Thanh toán bốn đợt theo mốc nghiệm thu, bảo hành 12 tháng kèm hồ sơ hoàn công.

Một điểm cần nói rõ: bạn hoàn toàn có thể chỉ lấy hồ sơ thiết kế rồi thuê nhà thầu khác. Hồ sơ bàn giao đủ bản vẽ và bảng khối lượng để đơn vị nào cũng đọc và báo giá được — bạn không bị khoá vào một nhà thầu.

Xem thêm cách KenPlus thi công để biết cam kết cụ thể ở từng mốc.

Câu hỏi thường gặp

Thuê trọn gói có đắt hơn thuê riêng không?

Trên giấy thường đắt hơn khoảng năm tới mười lăm phần trăm. Nhưng sau khi cộng chi phí phát sinh do phối hợp và trừ giá trị thời gian bạn bỏ ra để điều phối, khoảng cách thực tế thường rất hẹp. Với người mở cửa hàng lần đầu, trọn gói gần như luôn là lựa chọn hợp lý hơn.

Lấy bản vẽ của bên khác rồi thuê thi công có được không?

Được. Đơn vị thi công sẽ đọc hồ sơ, bóc tách khối lượng và báo giá trên chính bản vẽ đó. Nếu có điểm không thi công được, một đơn vị làm việc nghiêm túc sẽ nói trước chứ không làm rồi phát sinh. Điều kiện là hồ sơ phải đủ chi tiết — có bản vẽ kỹ thuật và bảng khối lượng, không chỉ có phối cảnh.

Tách phần nội thất cho xưởng riêng có tiết kiệm không?

Có thể tiết kiệm trên đơn giá, nhưng đây là chỗ rủi ro phối hợp cao nhất. Rủi ro chính là nội thất đóng theo bản vẽ không khớp với hiện trạng sau khi tô. Nếu chọn cách này, phải ghi rõ trong hợp đồng ai chịu trách nhiệm đo lại tại chỗ trước khi sản xuất.

Trọn gói thì có mất quyền kiểm soát chi phí không?

Không, nếu bạn yêu cầu bảng khối lượng chi tiết. Bảng khối lượng cho bạn thấy từng hạng mục, vật liệu, khối lượng và đơn giá — đủ để đối chiếu với giá thị trường. Trọn gói mà không có bảng khối lượng thì mới là mất kiểm soát.

Bảo hành trong mô hình trọn gói khác gì?

Khác ở chỗ chỉ có một bên chịu trách nhiệm cho toàn bộ công trình, nên khi có vấn đề bạn không phải xác định lỗi thuộc khâu nào. KenPlus bảo hành 12 tháng cho toàn bộ phạm vi đã thi công, kèm hồ sơ hoàn công để lần sửa chữa sau này không phải đục dò.